Best practice bepalingen
111.3.1 De raad van commissarissen stelt een profielschets voor zijn omvang en samenstelling op, rekening houdend met de aard van de
onderneming, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. De profielschets wordt algemeen
verkrijgbaar gesteld en wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.
Ajax is voornemens de profielschets voor het einde van het kalenderjaar op de website te plaatsen.
111.3.2 Minimaal één lid van de raad van commissarissen is een zogenoemde financieel expert, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis
en ervaring heeft opgedaan op financieel administratief/ accounting terrein bij beursgenoteerde vennootschappen of bij andere grote
rechtspersonen.
111.3.3 Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma, waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële
en juridische zaken, de financiële verslaggeving door de vennootschap, de specifieke aspecten die eigen zijn aan de desbetreffende vennootschap en
haar ondernemingsactiviteiten, en de verantwoordelijkheden van een commissaris. De raad van commissarissen beoordeelt jaarlijks op welke
onderdelen commissarissen gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. De vennootschap speelt hierin
een faciliterende rol.
De Raad van Commissarissen beziet bij (her-)benoeming of behoefte bestaat aan nadere training of opleiding. Ajax zorgt bij het aantreden van een
nieuwe commissaris voor een op deze persoon toegesneden introductieprogramma.
111.3.4 Het aantal commissariaten van één persoon bij Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen is zodanig beperkt dat een goede
taakvervulling is gewaarborgd en bedraagt niet meer dan vijf, waarbij het voorzitterschap van een raad van commissarissen dubbel telt.
111.3.5 Een commissaris kan maximaal drie maal voor een periode van vier jaar zitting hebben in de raad van commissarissen.
111.3.6 De raad van commissarissen stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat veel commissarissen tegelijk aftreden.
Het rooster van aftreden wordt algemeen verkrijgbaar gesteld en wordt in ieder geval op de website van de vennootschap geplaatst.
Ajax is voornemens het rooster voor het einde van het kalenderjaar op de website te plaatsen.
111.4 Rol van de voorzitter van de raad van commissarissen en de secretaris van de vennootschap
Principe
De voorzitter van de raad van commissarissen bepaalt de agenda van en leidt de vergaderingen van de raad, ziet toe op het
goed functioneren van de raad en zijn commissies, draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de
commissarissen, zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming, draagt zorg voor het introductie- en
opleidings- of trainingsprogramma voor de leden, is namens de raad van commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor
het bestuur, initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen en van het bestuur en draagt als
voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering van aandeelhouders. De voorzitter van de
raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de vennootschap.
Best practice bepalingen
111.4.1 De voorzitter van de raad van commissarissen ziet er op toe dat:
a) de commissarissen hun introductie- en opleidings - of trainingsprogramma volgen;
b) de commissarissen tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
c) voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad van commissarissen;
d) de commissies van de raad naar behoren functioneren;
e) de bestuurders en de commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren;
f) de raad van commissarissen een vice-voorzitter kiest;
g) de contacten van de raad van commissarissen met het bestuur en (centrale)
ondernemingsraad naar behoren verlopen.
De beoordeling van commissarissen vindt thans (nog) niet jaarlijks plaats doch slechts bij eventuele herbenoeming
111.4.2 De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de vennootschap.
111.4.3 De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap. De secretaris van de vennootschap ziet er op toe
dat juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en de statutaire verplichtingen. Hij
ondersteunt de voorzitter van de raad van commissarissen in de daadwerkelijke organisatie van de raad van commissarissen (informatie,
agendering, evaluatie, opleidingsprogramma, etc.). De secretaris van de vennootschap wordt, al dan niet op initiatief van de raad van
commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen.
Er is geen secretaris van de vennootschap. De jurist van Ajax is tevens secretaris van de raad van commissarissen.
111.5 Samenstelling en rol van drie kerncommissies van de raad van commissarissen
Principe
Indien de raad van commissarissen meer dan vier leden omvat, stelt de raad van commissarissen uit zijn midden een
auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie in. De taak van de commissies is om de
besluitvorming van de raad van commissarissen voor te bereiden. Indien de raad van commissarissen van vennootschappen
besluit tot het niet instellen van een audit, remuneratie- en een selectie- en benoemingscommissie, dan gelden de best practice
75
